Firmy muszą mieć e-Doręczenia do 1 kwietnia 2025 r. - jak założyć skrzynkę?

Zdalna korespondencja urzędowa w firmie staje się faktem

e-Doręczenia są wygodnym, elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.

Rozwiązanie ułatwi przedsiębiorcom komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych. Pomoże to zaoszczędzić czas oraz pieniądze, bo korespondencja urzędowa jest bezpłatna.

Złóż wniosek online

Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie następujących dokumentów:

• numer KRS firmy;
  
  
• adres do korespondencji firmowej;
  
  
• imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).

Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne są:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę. Może to być również kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP; wzór pełnomocnictwa można pobrać ze strony: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709
  
  
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł).

Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Ważne!

• Wniosek muszą podpisać elektronicznie wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/ prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku.
  
  
• W przypadku wątpliwości dotyczących danych, zamieszczonych w trakcie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub np. konieczności zebrania podpisów elektronicznych osób, które pod wnioskiem muszą być zamieszczone, można zapisać wypełniony wniosek i dokonać w nim zmian w ciągu 4 dni.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres e-mail podany w formularzu wpłynie informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz instrukcja, jak aktywować adres. Po aktywacji adresu zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

• Wniosek można złożyć przez usługę online: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00
  
  
• Szczegółowe informacje o usłudze znajdują się na stronie Biznes.gov.pl: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00449 

e-Doręczenia w korespondencji do innych firm i obywateli

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU).

Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3.

Zachęcamy do założenia adresu do e-Doręczeń już dziś!

Źródło: gov.pl